Một số vấn đề về payroll mà doanh nghiệp tại Úc thường gặp khi khởi nghiệp

Quản lý tiền lương (Payroll) là một trong những thách thức tuân thủ lớn nhất đối với các doanh nghiệp mới và các công ty khởi nghiệp (startups) tại Úc. Việc không theo kịp các yêu cầu của Cơ quan Thuế Úc (ATO) và Luật Lao động (Fair Work), từ tiền lương tối thiểu cho đến các khoản đóng Quỹ hưu bổng (Superannuation), có thể dẫn đến những hình phạt nặng nề, gây tổn hại nghiêm trọng đến một công ty đang phát triển.

Thanh toán lương nhân viên tại Úc cần lưu ý điều gì

Bài hướng dẫn toàn diện này sẽ vạch ra bốn vấn đề quản lý tiền lương phổ biến nhất mà chúng tôi thường thấy các công ty khởi nghiệp mắc phải – và cung cấp các giải pháp tinh gọn cần thiết để bạn duy trì sự tuân thủ, hiệu quả và tránh bị phạt.

I. Các Vấn Đề Cốt Lõi Về Tiền Lương và Thách Thức Tuân Thủ

Để đảm bảo tính bền vững của doanh nghiệp, các công ty khởi nghiệp phải nắm vững các lĩnh vực tuân thủ quản lý tiền lương quan trọng này ngay từ ngày đầu hoạt động tại Úc.

1. Áp dụng sai Mức Lương Tối Thiểu (Minimum Wage Rates)

Mức lương tối thiểu tại Úc rất phức tạp và liên tục thay đổi, khiến đây trở thành một cạm bẫy tuân thủ phổ biến đối với các công ty khởi nghiệp.

• Vấn đề: Mức lương tối thiểu quốc gia thay đổi hàng năm (thường vào ngày 1 tháng 7) và khác biệt đáng kể dựa trên Thỏa thuận Ngành (Award) hoặc Thỏa ước (Agreement) áp dụng cho nhân viên. Hơn nữa, các khoản phụ cấp, tăng ca (loadings) và trợ cấp cho các loại hình lao động khác nhau (toàn thời gian, bán thời gian, hoặc thời vụ) phải được tính toán chính xác. Một sai lầm phổ biến là phân loại sai nhân viên thời vụ (casual employee), dẫn đến các khiếu nại về việc trả lương thấp hơn quy định.

• Hậu quả: Việc không tuân thủ có thể dẫn đến các yêu cầu trả lương truy lĩnh đáng kể từ Thanh tra viên Fair Work (Fair Work Ombudsman), cùng với các khoản phạt lớn.

• Giải pháp Chiến lược: Các doanh nghiệp phải chủ động theo dõi các cập nhật từ Cơ quan Fair Work Australia. Để đảm bảo an toàn tối đa, việc sử dụng một hệ thống kế toán uy tín có khả năng tự động cập nhật mức lương mới nhất cho các ngành công nghiệp phổ biến là điều cần thiết.

2. Duy trì Tuân thủ đối với Thay đổi Thuế Khấu trừ tại Nguồn PAYG

PAYG (Pay As You Go) Withholding là khoản thuế được khấu trừ từ tiền lương của nhân viên, sau đó phải được nộp cho ATO.

• Vấn đề: Các bảng thuế và tỷ lệ khấu trừ có thể thay đổi hàng năm hoặc sau các cập nhật ngân sách. Các công ty khởi nghiệp tính lương thủ công có nguy cơ sử dụng các bảng thuế lỗi thời, dẫn đến việc khấu trừ thừa hoặc thiếu. Điều này gây nhầm lẫn cho nhân viên trong mùa quyết toán thuế và tạo ra các vấn đề tuân thủ với ATO.

• Hậu quả: Khấu trừ sai có thể dẫn đến các hình phạt hoặc buộc doanh nghiệp phải điều chỉnh các đợt trả lương sau đó, làm tổn hại đến niềm tin của nhân viên.

• Giải pháp Chiến lược: Các doanh nghiệp phải đảm bảo rằng họ đang sử dụng phần mềm tính lương được chứng nhận (như QBO hoặc Xero), phần mềm này sẽ tự động tính toán số thuế khấu trừ chính xác dựa trên Khai báo Mã số Thuế TFN (TFN declaration) của nhân viên và các bảng thuế ATO mới nhất.

3. Gánh nặng Hành chính của Chu kỳ Trả lương Hàng tuần/Hai tuần

Nhiều công ty khởi nghiệp hiện đại hoạt động trong các ngành (như dịch vụ lưu trú hoặc kinh tế hợp đồng) yêu cầu chu kỳ trả lương hàng tuần hoặc hai tuần, làm tăng đáng kể gánh nặng hành chính.

• Vấn đề: Việc tổng hợp và xác minh giờ làm việc của nhân viên cho các chu kỳ trả lương thường xuyên trở nên tẻ nhạt. Điều này bao gồm việc kiểm tra thủ công bảng chấm công, đối chiếu giờ báo cáo với lịch làm việc thực tế và quản lý việc phê duyệt — tất cả đều dễ xảy ra lỗi con người.

• Hậu quả: Thời gian dành cho việc xác minh thủ công làm giảm sự tập trung vào các hoạt động tăng trưởng kinh doanh cốt lõi. Việc ghi chép không chính xác cũng có thể vi phạm các quy định về lưu giữ hồ sơ do ATO và Fair Work yêu cầu.

• Giải pháp Chiến lược: Việc triển khai công nghệ theo dõi thời gian tự động là rất quan trọng. Các giải pháp cho phép nhân viên chấm công vào và ra (đôi khi có xác minh GPS) và đưa dữ liệu trực tiếp vào hệ thống tính lương sẽ giảm đáng kể thời gian xác minh và tăng độ chính xác của dữ liệu.

4. Hình phạt Nặng nề cho Việc Trả Quỹ Hưu bổng Superannuation Bị Trễ

đóng góp Superannuation Guarantee (SG) là bắt buộc theo luật, và việc thanh toán trễ sẽ bị ATO xử lý nghiêm khắc.

• Vấn đề: Chính phủ Úc áp dụng các hình phạt nặng đối với những người sử dụng lao động không thanh toán khoản đóng góp Superannuation (hiện tại là 11% thu nhập giờ làm việc thông thường) đúng hạn (hàng quý). Bỏ lỡ thời hạn hoặc thanh toán vào quỹ sai sẽ khiến khoản đóng góp đó trở thành không được khấu trừ thuế, buộc người sử dụng lao động phải trả Phí Bảo đảm Superannuation (SGC).

• Hậu quả: SGC bao gồm số tiền đóng góp bị thiếu, tiền lãi, và phí hành chính, khiến chi phí tăng lên đáng kể so với khoản thanh toán ban đầu.

• Giải pháp Chiến lược: Các doanh nghiệp phải sử dụng các hệ thống cung cấp lời nhắc tự động và tạo điều kiện chuyển tiền điện tử trực tiếp (Superannuation Clearing Houses) từ tài khoản ngân hàng doanh nghiệp sang tài khoản super của nhân viên, đảm bảo thanh toán kịp thời và có thể xác minh được.

II. Các Giải Pháp Chiến Lược và Hỗ Trợ Chuyên Môn

Để quản lý hiệu quả các vấn đề này, các công ty khởi nghiệp nên tích hợp công nghệ và tư vấn chuyên gia.

1. Tận dụng Tính năng Báo cáo Single Touch Payroll - STP

• Quy định Bắt buộc: STP yêu cầu người sử dụng lao động báo cáo thông tin về tiền lương, thuế PAYG và Superannuation cho ATO mỗi khi họ trả lương cho nhân viên.

• Giải pháp: Sử dụng một phần mềm tính lương mạnh mẽ đảm bảo việc tuân thủ STP tự động, giúp hợp lý hóa việc báo cáo và giảm bớt gánh nặng cuối năm.

2. Khi nào nên Thuê Ngoài (Outsource)

Mặc dù phần mềm tự động là cần thiết, nhưng hướng dẫn chuyên môn là cần thiết cho các vấn đề phức tạp (chẳng hạn như giải thích các Thỏa thuận Ngành cụ thể hoặc xử lý các trường hợp chấm dứt hợp đồng khó khăn). Hợp tác với một nhà cung cấp dịch vụ tính lương chuyên trách đảm bảo doanh nghiệp của bạn tuân thủ trong khi bạn tập trung vào việc mở rộng quy mô.

Chuyên gia thuế có thể hỗ trợ bạn giải quyết các trường hợp phức tạp về thuế

III. Kết Luận và Lời Khuyên Hành Động

Tuân thủ quy định quản lý tiền lương không nhất thiết phải là một nhiệm vụ khó khăn đối với một công ty khởi nghiệp đang phát triển. Bằng cách giải quyết các cạm bẫy phổ biến liên quan đến mức lương tối thiểu, khấu trừ thuế và Superannuation bằng các hệ thống tự động và kiến thức chuyên môn, bạn có thể tránh được các hình phạt tốn kém của ATO và tập trung vào việc mở rộng quy mô kinh doanh của mình.

• Lời khuyên từ Gordon Q.C Du: Chiến lược tốt nhất là chủ động triển khai các hệ thống tính lương mạnh mẽ và đảm bảo báo cáo STP chính xác ngay từ ngày đầu. Đừng mạo hiểm sự phát triển kinh doanh của bạn bằng các bảng tính thủ công.

Bạn muốn việc quản lý tiền lương trở nên dễ dàng hơn ? Liên hệ với Gordon Q.C Du & Associates ngay hôm nay để được tư vấn về việc thiết lập các giải pháp quản lý tiền lương hiệu quả, tuân thủ và không bị phạt cho công ty khởi nghiệp của bạn.