Dòng Tiền Doanh Nghiệp Nhỏ: Vì Sao Bạn Có Lãi Nhưng Tài Khoản Vẫn Cạn Tiền
Cuối tháng bạn mở báo cáo và thấy doanh nghiệp có lãi. Nhưng khi kiểm tra ngân hàng, số dư gần như không đủ để trả khoản hóa đơn tiếp theo.
Nếu bạn thấy quen thuộc, đừng lo, bạn không làm sai điều gì cả. Đây là một trong những vấn đề dòng tiền doanh nghiệp nhỏ phổ biến nhất ở Úc, và chủ doanh nghiệp ở ngành nào cũng có thể gặp. Lợi nhuận và tiền mặt là hai thứ khác nhau. Khi hiểu rõ khoảng cách giữa chúng, bạn sẽ quản lý dễ hơn nhiều.
Lợi nhuận khác dòng tiền như thế nào?
Lợi nhuận là một phép tính. Đó là số tiền doanh nghiệp đã kiếm được, trừ đi chi phí để kiếm ra khoản đó.
Dòng tiền là số tiền thực tế vào và ra khỏi tài khoản ngân hàng. Nó cho biết bạn có đủ tiền để trả lương, nhà cung cấp, tiền thuê mặt bằng và thuế đúng ngày đến hạn hay không.
Hai con số này có thể lệch nhau vì yếu tố thời gian. Nếu doanh nghiệp ghi sổ theo phương pháp accrual, doanh thu được ghi nhận khi bạn xuất hóa đơn, không phải khi khách hàng trả tiền. Chi phí cũng ghi nhận theo cách tương tự. Vì vậy một tháng bận rộn có thể nhìn rất đẹp trên giấy, trong khi tiền vẫn chưa về tài khoản.
Ví dụ đơn giản: một doanh nghiệp hoàn thành công việc lớn trong tháng 10 và xuất hóa đơn ngay. Báo cáo tháng 10 cho thấy lợi nhuận tốt. Nhưng khách hàng đến tháng 12 mới thanh toán, trong khi doanh nghiệp đã trả lương, trả nhà cung cấp và trả tiền thuê mặt bằng. Lợi nhuận là thật, nhưng tiền thì chưa có trong tay.
Vì sao dòng tiền doanh nghiệp nhỏ gặp vấn đề
1. Khách hàng trả chậm. Bạn đã làm xong việc và gửi hóa đơn, nhưng phải chờ 30, 45 thậm chí 60 ngày. Trong khi đó các khoản bạn phải trả thì không chờ.
2. Tiền bị “đóng băng” trong hàng tồn hoặc thiết bị. Nhập thêm hàng hoặc mua máy móc mới có thể là quyết định đúng, nhưng tiền rời khỏi tài khoản ngay lập tức. Khoản thu hồi có thể mất nhiều tháng.
3. Tiền thuế bị tiêu trước khi đến hạn. GST bạn thu hộ và PAYG bạn khấu trừ thực ra không phải tiền của bạn, và hóa đơn thuế thu nhập cũng đang đến. Nếu số tiền đó bị chi tiêu dần, đến hạn nộp bạn sẽ thấy rất bất ngờ.
4. Rút tiền cá nhân không có kế hoạch. Rút tiền dùng riêng mà không theo quy luật nào khiến bạn khó biết doanh nghiệp thật sự chịu được bao nhiêu.
5. Tăng trưởng cần chi tiền trước. Thuê nhân viên, chạy quảng cáo hay mở thêm cơ sở đều tốn tiền trước khi mang tiền về.
6. Doanh thu theo mùa. Nhiều ngành có tháng vắng khách. Nếu tiền của mùa đông khách bị tiêu hết ngay khi về, những tháng vắng sẽ rất căng.
Dấu hiệu cảnh báo sớm về dòng tiền
Hãy chú ý nếu bạn thấy:
Thường xuyên trả hóa đơn trễ hoặc sát hạn
Phải chờ khoản khách trả tiếp theo mới đủ tiền trả khoản vừa chi
Dùng thẻ tín dụng hoặc thấu chi để trang trải chi phí hằng ngày
Không chắc trong số dư tài khoản bao nhiêu thật sự là tiền của mình
Hóa đơn thuế lần nào cũng khiến bạn bất ngờ
Trên giấy có lãi nhưng không bao giờ có tiền để tái đầu tư
Phát hiện sớm giúp bạn có thời gian xử lý trước khi áp lực dồn lại.
Những thói quen đơn giản giúp bảo vệ dòng tiền
Xuất hóa đơn ngay và theo dõi thanh toán. Hóa đơn gửi càng sớm thì thời hạn thanh toán bắt đầu tính càng sớm. Một lời nhắc lịch sự khi đến hạn và một lần nữa khi quá hạn sẽ tạo ra khác biệt thật sự.
Đặt điều khoản thanh toán rõ ràng. Để mọi khách hàng biết ngày phải thanh toán. Rút ngắn thời hạn hoặc thu tiền đặt cọc với các công việc lớn có thể giảm áp lực đáng kể.
Để dành tiền thuế ngay khi có thu nhập. Mở một tài khoản tiết kiệm riêng và chuyển một phần mỗi khoản thanh toán vào đó. Khi BAS hoặc hóa đơn thuế đến, tiền đã sẵn sàng. Từ 1/7/2026, super cũng được trả theo từng kỳ lương thay vì theo quý, nên khoản tiền này cần có sẵn thường xuyên hơn. Hướng dẫn đơn giản về Payday Super của chúng tôi giải thích những gì đã thay đổi. Kế toán của bạn có thể giúp tính số tiền phù hợp.
Cập nhật sổ sách thường xuyên. Bạn không thể quản lý số tiền mà mình không nhìn thấy. Ghi sổ đều đặn giúp bạn phát hiện thiếu hụt trước nhiều tuần, thay vì đúng ngày phải trả tiền. Việc này cũng giúp mùa nộp BAS nhẹ nhàng hơn nhiều, vì số liệu GST và PAYG đã được sắp xếp sẵn.
Lên kế hoạch cho khoản bạn rút ra. Quyết định cách bạn tự trả lương cho mình và giữ đúng như vậy. Lấy tiền từ công ty mà không có giấy tờ đúng cách có thể gây ra rắc rối thuế bất ngờ, nên bạn nên tìm hiểu điều gì xảy ra khi rút tiền khỏi công ty. Cách trả lương tốt nhất cũng phụ thuộc vào cấu trúc doanh nghiệp, vì vậy bạn nên biết khi nào nên chuyển từ sole trader sang công ty hoặc trust.
Tách riêng tiền kinh doanh và tiền cá nhân. Dùng một tài khoản cho mọi thứ khiến bạn rất khó nhìn ra doanh nghiệp thực sự kiếm và chi bao nhiêu.
Nhìn về phía trước, không chỉ nhìn lại. Một bảng dự báo đơn giản về tiền vào và tiền ra trong ba tháng tới cho bạn thấy những giai đoạn eo hẹp khi vẫn còn thời gian xử lý. Hầu hết phần mềm kế toán đều xuất được báo cáo dòng tiền cơ bản, và kế toán của bạn có thể giúp bạn đọc nó.
Khi nào nên nhờ kế toán hỗ trợ
Nếu tháng nào tiền cũng eo hẹp, hoặc bạn không hiểu vì sao các con số không khớp nhau, hãy trao đổi với kế toán sớm. Một cuộc trò chuyện ngắn thường đủ để chỉ ra tiền đang đi đâu và cần thay đổi gì, trước khi vấn đề nhỏ trở thành vấn đề lớn.
Tại Gordon QC Du & Associates, chúng tôi giúp các doanh nghiệp nhỏ ở Perth hiểu rõ số liệu, lên kế hoạch thuế và giữ dòng tiền khỏe mạnh. Nếu bạn muốn có bức tranh tài chính doanh nghiệp rõ ràng hơn, hãy liên hệ đội ngũ của chúng tôi về dịch vụ Business Advisory.
Câu hỏi thường gặp
Dòng tiền trong doanh nghiệp nhỏ là gì?
Dòng tiền là số tiền thực tế vào và ra khỏi tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian. Nó khác với lợi nhuận, vốn được tính từ thu nhập và chi phí trên sổ sách.
Vì sao doanh nghiệp có lãi nhưng vẫn thiếu tiền?
Thường là vấn đề thời điểm. Nguyên nhân hay gặp gồm khách hàng trả chậm, tiền nằm trong hàng tồn hoặc thiết bị, chưa để dành tiền thuế và rút tiền cá nhân không có kế hoạch.
Làm sao cải thiện dòng tiền nhanh chóng?
Xuất hóa đơn ngay khi xong việc, theo dõi các khoản quá hạn, đặt điều khoản thanh toán rõ ràng và chuyển tiền thuế vào tài khoản riêng ngay khi có thu nhập. Xem trước các khoản phải trả trong vài tuần tới cũng giúp bạn phát hiện vấn đề sớm.
Dòng tiền eo hẹp có nghĩa là doanh nghiệp đang thất bại không?
Không nhất thiết. Nhiều doanh nghiệp khỏe mạnh vẫn có giai đoạn tiền căng, nhất là khi đang tăng trưởng. Điều quan trọng là phát hiện sớm và có kế hoạch xử lý.
Thông tin trên bài viết chỉ mang tính chất tham khảo chung và không cấu thành lời khuyên thuế và kế toán cho từng cá nhân/doanh nghiệp cụ thể.
Bình luận